Digitalisierung

Die Digitalisierung gewinnt in vielen Bereichen des Lebens zunehmend an Bedeutung. Kommunikations-, Arbeits- und Denkweisen haben sich sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld bereits verändert. Durch die steigenden Anforderungen von Kund*innen, Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner*innen entstehen in weiteren Bereichen Veränderungen.

Auch Kommunen sehen sich mit der Digitalisierung und den damit verbundenen Anforderungen und Herausforderungen konfrontiert. Das betrifft sowohl die Organisation, Planung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten als auch Themen wie Hard- und Software, technische Fragen und Ausstattungen.

Auf dieser Seite gibt es Informationen über die Digitalisierung der Stadtverwaltung Engen.

Kontakt

Sandye Hoyer
Hauptstraße 13
Telefon 07733 502-231

Digitaler Bürgerservice

Die elektronische Antragstellung wird den Bürgerinnen und Bürgern in Zusammenarbeit zwischen der Stadt Engen und dem Serviceportal Baden-Württemberg (www.service-bw.de) angeboten.
Zum Start oder zur Fortsetzung eines Antrags oder einer Anzeige werden sie aufgefordert, sich kostenfrei ein Servicekonto einzurichten oder sich mit ihrem vorhandenen Servicekonto anzumelden. Mit dem Servicekonto Baden-Württemberg kann man sicher mit der Verwaltung kommunizieren, zum Beispiel mit dem Bürgerbüro. Es können Online-Anträge eingereicht werden und Rückmeldungen werden sicher digital kommuniziert. Häufig genutzte Dokumente kann man im eigenen Dokumentensafe hinterlegen und sicher von überall abrufen.

Die Stadtverwaltung im Serviceportal BW

Infos zum Landesportal BW

Die Online-Verwaltung im Landesportal

Die Stadtverwaltung bemüht sich, ihr Angebot an digitalen Services stetig zu verbessern. Hier gibt es einen Überblick, an was sie gerade arbeitet:

Ermittlung der zu digitalisierenden Prozesse

Gewerbe anmelden
Meldebescheinigung beantragen
Sondernutzung von Straßen beantragen

Hund anmelden/abmelden

Digitale Verwaltung

Die Stadtverwaltung Engen muss sich in einen Veränderungsprozess begeben, ihre Arbeitsweisen beleuchten, sich neu aufstellen und neu ausrichten, um die Herausforderungen des digitalen Wandels zu meistern und den Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden. Dazu wird eine Digitalisierungsstrategie erstellt, in der Handlungsfelder, Ziele und Maßnahmen definiert werden. Die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in die digitale Transformation eingebunden und können den Wandel mitgestalten.

Ein großes Projekt wird die Umstellung der analogen Aktenführung auf die elektronische Akte sein. Wie in der analogen Akte müssen in der E-Akte entsprechend den Anforderungen an eine rechtsstaatliche Aktenführung alle entscheidungsrelevanten Informationen zu einem Verwaltungsprozess unverfälscht enthalten sein.
Dabei muss ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem zugrunde gelegt werden. Dies schafft die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für durchgängig digitale Verwaltungsprozesse.

Bevor Verwaltungsvorgänge digitalisiert werden, ist eine Vereinfachung und Standardisierung sinnvoll. Schlanke Prozesse sind weniger fehleranfällig, schonen die Ressoucen und tragen zum Bürokratieabbau bei. Durch den Einsatz von Technologien können Routineaufgaben automatisiert und standardisiert werden. Dadurch können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf komplexe Aufgaben fokussieren und diese effizienter ausführen.

Digitaler Gemeinderat

Seit 2015 erfolgt die Gremienarbeit in Engen bereits digital.
Das bedeutet, dass keine Sitzungsvorlagen mehr ausdgedruckt und verschickt werden müssen, sondern bequem über ein iPad abrufbar sind. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern ist auch für die Gemeinderäte praktisch. Neue oder aktualisierte Vorlagen können noch kurz vor bzw. während der Sitzung heruntergeladen werden.
Außerdem können im Gemeinderats- und Bürgerinformationssystem Informationen wie öffentliche Tagesordnungen, Vorlagen und Sitzungsprotokolle eingesehen werden. Eine Suchfunktion macht eine gezielte Suche nach Informationen aus vergangenen Sitzungen möglich.

Gemeinderats- und Bürgerinformationssystem